Organização

É “a forma como é estruturado e dividido um trabalho”, pessoas organizadas conseguem planejar suas atividades e seu trabalho de forma a evitar o desperdício, garantir a qualidade dos serviços/ produtos, acesso rápido à informação e tem-se como resultado a satisfação do cliente.

O termo organização também pode significar “grupo de indivíduos associados a um objetivo comum” uma organização pode ser: uma empresa, instituição, associação, órgão do governo, ou qualquer outra entidade pública ou privada.

Algumas profissões em especial, exigem mais esta habilidade, podemos citar: secretária, bibliotecária, chefe de cozinha, auxiliar administrativo. Consegue perceber por que esta habilidade é tão importante nestas profissões?

Existem vários métodos de organização, um deles, muito utilizado no Japão chama-se: Kayzen (a busca da melhoria contínua). Apesar de ser um método japonês, é muito utilizado nas empresas brasileiras. Este método, também conhecido como 5 S baseia-se em 5 etapas, ao aplicá-las, o local de trabalho fica mais organizado e evita-se a perda de tempo procurando objetos. Veremos agora como aplicar cada um destes princípios.

1. Seiri (senso de uso): você deve conhecer a utilidade de cada objeto e manter em sua área de trabalho somente aqueles que estão sendo utilizados para a tarefa que está sendo executada no momento.

2. Seiton (senso de organização): os instrumentos de trabalho devem estar organizados de maneira que facilite o fluxo de trabalho.

3. Seiso (senso de limpeza): o ambiente de trabalho além de organizado, deve estar sempre limpo.

4. Seiketsu (senso de padronização): as práticas de trabalho devem ser padronizadas, os objetos similares devem estar em locais similares e assim por diante.

5. Shitsuke (senso de auto-disciplina): cada indivíduo integrante deste sistema deve se auto-inspecionar, se está ou não cumprindo os 4S’s anteriores.

Como desenvolver a organização

• Lembre-se que quando somos organizados, conseguimos fazer tudo o que queremos com economia de tempo e energia.

• Vimos uma das técnicas de organização adotada pelas empresas. Pense agora em como poderá usá-la em sua vida diária. Como poderá organizar melhor seus pertences, seu quarto, seus materiais escolares, seus documentos, seu guarda-roupa? De que forma poderá organizar-se de modo a evitar o desperdício de tempo procurando coisas que poderiam ser facilmente encontradas se estivessem dispostas de maneira organizada?

• Comece organizando os ambientes dos menores para os maiores. Por exemplo: organize primeiro as gavetas, depois as prateleiras e logo terá um armário organizado.

• Jogue fora aquilo que não lhe serve mais.

• Reserve alguns minutos por dia para a atividade de organização, e breve você verá os resultados.

• Que tal organizar melhor o seu tempo? Por que não usa uma agenda ou caderno para organizar suas atividades e compromissos?

• A organização é um hábito, se você for organizado com suas coisas em casa, terá mais facilidade em organizar as suas coisas no ambiente de trabalho.