Organizando a vida com o computador

Uma das habilidades importantes para o bom profissional é a da organização. Sendo organizado, você economiza tempo e recursos, obtendo melhores resultados. Mas não é só sua vida profissional que precisa ser organizada, a pessoal também...

Quem me conhece sabe da paixão que tenho por informática e da minha sede por explorar todos os recursos que tenho à disposição. E por isso hoje vou compartilhar com vocês algumas coisas que uso para facilitar minha vida. Algumas das dicas fui eu mesma que descobri, outras (a maioria) aprendi com as pessoas que já trabalhei. Convido os leitores a compartilhar suas dicas também.

Organizar os arquivos em pastas: é uma coisa simples, mas muitas vezes não mantemos esse capricho, vamos salvando tudo em "Meus Documentos" ou entupindo a "Área de Trabalho"... depois fica uma sala e não se acha mais nada.

Salvar com a data no nome do arquivo: quando estou construindo um projeto, costumo salvar assim "Projeto Tal 17.11.11" assim eu vou obtendo várias versões e não me perco. 

Anotar o caminho, com fonte pequena no final do formulário: algumas empresas tem vários formulários... quando eles acabam e alguém pede para imprimir mais, a pessoa se perde e não sabe mais com que nome está salvo. Por isso uma dica legal é colocar no final da página em fonte nº 6 o caminho de onde está salvo. Por exemplo: C:meusdocumentos/Escritório/RH/Folha-Ponto. Desta forma, quando precisar imprimir mais, você olha o caminho e encontra facilmente.

Aproveitar o Excel: outro recurso que amo de paixão são as planilhas do meu amigo excel. Trabalho com elas já há alguns anos e acho muito produtivo. Organizo vários tipos de dados, faço contas e muito mais coisas. A cada dia descubro uma coisinha nova que pode ser feita. Tem vários tutoriais na net ensinando a fazer fórmulas e usar recursos mais avançados de dados, no próprio site da Microsoft tem dicas bem esclarecedoras. Explore e se apaixone você tbm.

Manter os contatos dos amigos atualizados: de nada adianta você conhecer um monte de gente e na hora que mais precisa falar com alguém não acha o telefone nem o e-mail. Muita gente anota essas informações no celular, mais confesso que não confio muito e gosto de ter um plano B. Não sei qual provedor de e-mail vocês gostam mais de usar, mas eu me dou muito bem com o Gmail e entre os vários que já experimentei é meu favorito, então centralizo tudo nele. Acho a opção de contatos dele bem bacana, você pode por o e-mail, telefone, msn e ainda observação (isso é bem útil porque  depois você pode não lembrar mais de onde conhece a pessoa). Também acho fácil o sistema de procura... e só digitar o nome da pessoa ali e pronto! Se você quiser mandar e-mail pra um determinado grupo (tipo uma mala-direta) é fácil também. E é melhor do que algum programinha instalado no seu PC, pq você pode acessar de qualquer lugar e se você perder o celular, não perde a agenda. Quando eu ganho um cartãozinho de visita também, corro pra lançar os dados no Gmail.

Sempre faça Back-up: eu uso meu Gmail também para guardar arquivos, com a famosa estratégia de "mandar e-mails pra mim mesma". Assim mantenho cópia dos meus arquivos mais importantes, eles ficam sempre a mão e posso acessá-los de qualquer lugar. Gosto tbm de manter cópias digitais de documentos como RG, CPF... em caso de perda ou roubo... tenho uma cópia guardada, ou se precisar imprimir, procuro no Gmail e imprimo, fácil fácil.

Tenha uma agenda virtual: Eu sou apaixonada por coisinhas de papelaria e ando sempre agarrada com minha agenda. Mas, também não dispenso a agenda do Gmail. Acho bem útil, principalmente porque as vezes esqueço de olhar a  agenda de papel, daí a agenda do Gmail manda e-mail pra me lembrar as coisas.

Fonte da imagem